14 de Noviembre de 2018

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CÓMO HACER USO EFICIENTE DEL TIEMPO

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¿Te pasa que sentís que trabajás mucho pero que lográs pocos resultados?

¿Quizás ves que les pasa a algunos de tus empleados?¿Te ha pasado de aumentar la cantidad de trabajo pero no generar aumentos en los ingresos? ¿No llegás a organizar tu agenda para dedicar tiempo a actividades estratégicas? ¿No podés cumplir con las fechas prometidas? 

Quizás no estás haciendo uso eficiente de tu tiempo: es fundamental elegir qué tareas son urgentes e importantes, cuáles no; cuáles son estratégicas y debemos hacer nosotros y cuáles podemos delegar o tercerizar; y por último revisar la forma en que estamos haciendo las tareas y para quién las estamos haciendo.

El primer problema que todos tenemos es que dejamos para mañana las tareas que no nos gusta hacer o que nos abruman, en vez de resolverlas hoy. Esto nos genera stress y preocupación porque sabemos lo que nos falta, pero no sabemos cuándo podremos terminarlo.

¿Qué podemos hacer? Recomiendo algunos tips:

a) Definir los objetivos: poner por escrito al menos con una semana de anticipación, qué es lo que necesito lograr, y definir exactamente cuándo lo voy a hacer. Ponerse alarmas y bloquear el calendario con estas actividades si es necesario.

b) Analizar la performance actual: Durante una semana crear un log donde registremos todas las actividades que hacemos: ver qué es lo que estoy haciendo y cuánto me está llevando.
¿Qué tipos de tarea nos llevan más tiempo? ¿Cuántas tareas son urgentes y podríamos haber hecho antes o delegado? ¿Cuáles son estratégicas y debemos seguir haciendo nosotros?
¿Cuáles podríamos dejar de hacer? ¿Hay un cliente en particular que nos lleva más tiempo que el resto, y le estamos cobrando lo mismo?

c) Modificar y organizar: Ahora considerando todos lo que registramos en el log, pensar qué podríamos hacer mejor. Concentrarse en las tareas que más tiempo ocuparon en nuestro calendario, o las que no hicimos y tendríamos que haber hecho. En el primer caso definir si no tendría que hacer más esa actividad, si podría cobrarla más caro (calcular el tiempo invertido por el monto ganado), tercerizarla o hacerla de manera más eficiente. Si evitamos hacer algo que tendríamos que haber hecho, dividir la tarea en una serie de pasos fáciles y distribuirlos en el calendario de la próxima semana, de forma que sea más llevadero realizarla, y pueda ver de a poco pequeños resultados.

d) Evaluar: ¿Podemos monitorear continuamente cómo nos organizamos? Sí, a través de un tablero de comando que incluya nuestros objetivos a largo plazo.
• Crear una check list anual de objetivos
• Dividir cada objetivo en tareas realizables
• Crear una check list semanal con cada una de las tareas. Un día a la semana para tareas estratégicas (buscar clientes, analizar mi performance, motivar a mis empleados) sería ideal.
• Redefinir las tareas como urgentes (priorizarlas), importantes (planificarlas antes de que se conviertan en urgentes); urgente pero no importante (reducir, lo tendría que haber hecho antes de que sea urgente, como el pago de un impuesto) y las ni importantes ni urgentes (eliminarlas). (Stephen Covey, “Primero es lo primero”)
• Determinar una fecha para terminar la tarea
• Estimar cuanto tiempo requiere cada tarea e incluir costos si es necesario

Espero te sirvan estos tips: los podés usar para vos mismo como para tus empelados. ¿Lo querés usar también para los objetivos de tu empresa? Para eso está el tablero de comando balanceado, o Balance Scorecard de Norton y Kaplan y la planificación de objetivos o Hoshin Kanri. En la próxima nota vamos a hablar de eso.

Contacto: Luciana@biztorming.com.ar – Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de Calidad

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